Το Proof-of-Delivery (PoD) αποτελεί μια διαδικασία στο last mile, με την οποία ο παραλήπτης επιβεβαιώνει το έγκαιρο και έγκυρο της παράδοσης των αγαθών που αναμένει από κάποιον προμηθευτή. Όλοι μας έχουμε συναντήσει μια εταιρεία courier που με την παράδοση του δέματος ζητάει ονοματεπώνυμο και μια υπογραφή, η οποία ενημερώνει κάποιο online site ώστε ο αποστολέας να ξέρει ποιος παρέλαβε και πότε.
Όμως το Proof-of-Delivery είναι πολλά παραπάνω από μια απλή υπογραφή. Είναι η προστασία του προμηθευτή (αποστολέα) αλλά και του τελικού πελάτη. Συνήθως και ανάλογα πάντα με το business του προμηθευτή, έχει επιπλέον παραμέτρους που διασφαλίζουν τη σωστή και ταχύτατη παράδοση. Αυτό επιτυγχάνεται με πολλούς τρόπους, με αφετηρία την αποχώρηση του οχήματος από την αποθήκη του προμηθευτή. Μερικά από αυτά αναφέρονται παρακάτω.
Αρχικά η σωστή παράδοση ξεκινάει με τη σωστή δρομολόγηση. Ο οδηγός που παραδίδει πρέπει να ξέρει πού θα πάει και με ποια σειρά, ώστε να βελτιώσει το δρομολόγιό του. Με συστήματα που βασίζονται πάνω σε GPS δεδομένα και χάρτες (π.χ. Google Maps, Waze) μπορεί να βελτιώσει τους χρόνους, να αποφύγει κακοτοπιές (έργα, λαϊκές, κλπ) και να παραδώσει on time.
Το GPS έχει και ένα ακόμη πλεονέκτημα: Δείχνει στον προμηθευτή πότε έφτασε το όχημα στον πελάτη και πόση ώρα έμεινε, κάτι που αποτελεί σημαντικό στοιχείο αν στο μέλλον προκύψει θέμα αναζήτησης ενός πακέτου/κιβωτίου.
Στον χώρο του πελάτη τώρα, ξεκινάει μια διαδικασία που καταλήγει σε ένα ονοματεπώνυμο και μια υπογραφή. Αυτή η διαδικασία, ανάλογα με το business αλλάζει, αλλά η γενική φιλοσοφία έχει ως εξής:
- Ανοίγεται το παραστατικό του πελάτη ηλεκτρονικά πάνω στο tablet του οδηγού, ή σκανάρεται με κάποιο Barcode/QR Code που μπορεί να έχει το παραστατικό. Ο σκοπός είναι να γνωρίζει ο οδηγός σε ποιο τιμολόγιο αναφέρεται η παράδοση που πρόκειται να εκτελέσει. Υπάρχει και η περίπτωση να είναι παραπάνω από ένα τιμολόγιο στην ίδια παράδοση, οπότε πρέπει να υπάρχει μέριμνα και σε αυτό.
- Ανάλογα με τα είδη προς παράδοση, ενδέχεται η επόμενη οθόνη να συμπεριλαμβάνει πληροφορίες όπως ποια κιβώτια πρέπει να «κατέβουν» από το φορτηγό, και να αναγκάζει τον οδηγό να τα σκανάρει, ώστε να μη γίνει λάθος κατά την παράδοση. Η διαδικασία αυτή εξασφαλίζει το έγκαιρο και έγκυρο της παράδοσης, διότι πολλές φορές ένας πελάτης υπογράφει χωρίς όμως να εξασφαλίζει ότι έχει λάβει όλη την παράδοση. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να δημιουργούνται επιπλέον έξοδα στον προμηθευτή.
- Τρίτο βήμα είναι η φωτογράφιση της παράδοσης, ειδικά σε φορτία που είναι ευαίσθητα ή εύθραυστα. Η φωτογράφιση εξασφαλίζει την πλευρά του προμηθευτή, διότι αποδεικνύει ότι κατά την παράδοση το εμπόρευμα ήταν στην κατάσταση εργοστασίου. Η φωτογραφία όμως μπορεί να γίνει και λόγος απόρριψης μιας παράδοσης όπως θα δούμε παρακάτω.
- Τέταρτο βήμα είναι η απόρριψη (μερική ή ολική) μιας παράδοσης λόγω προβλήματος. Τα προβλήματα αυτά στην εφαρμογή Proof-of-Delivery καλύπτονται με drop-down λίστες και φωτογραφία, ώστε να ξέρει ο προμηθευτής γιατί δεν παρέλαβε ο πελάτης. Συνήθως συναντάμε λόγους όπως Λάθος Παραγγελία, Πρόβλημα Συσκευασίας, Κοντόληκτο προϊόν, Σπασμένο είδος, κοκ.
- Ως επιπλέον προαιρετικό βήμα έρχεται η διαδικασία επιστροφών, για εταιρείες που παίρνουν επιστροφές ή εγγυοδοσία (άδεια μπουκάλια, άδειες συσκευασίες, παλέτες). Σε αυτές τις περιπτώσεις το σύστημα PoD πρέπει να μπορεί να εκδώσει ένα Δελτίο Ποσοτικής Παραλαβής ή αν το επιθυμεί ο προμηθευτής, να εκδώσει και ένα πιστωτικό τιμολόγιο, το οποίο θα επιστρέψει αυτόματα στο ERP του. Με λίγα λόγια η λύση Proof-of-Delivery κληρονομεί αρκετά στοιχεία μιας κλασικής λύσης τιμολόγησης επί αυτοκινήτου (exvan).
Το τελευταίο βήμα – που όπως φαίνεται δεν αποτελεί τελικά και το μόνο – είναι να υπάρξει μια ηλεκτρονική υπογραφή, η οποία μαζί με το GPS, timestamps και το φωτογραφικό υλικό, δεν αφήνουν περιθώριο αμφισβήτησης της σωστής παράδοσης αγαθών στον τελικό παραλήπτη.
Στην ελληνική αγορά σήμερα υπάρχουν συστήματα που υλοποιούν Proof-of-Delivery με ενσωμάτωση γεωγραφικών δεδομένων ή με απλή επισύναψη υπογραφής. Συνολική λύση η οποία να ενσωματώνει όλη τη δυνητική λειτουργικότητα όπως αναλύθηκε παραπάνω, προσφέρουν μόνο συστήματα της διεθνούς αγοράς, ενώ στην Ελλάδα διατίθεται το Regate Effective, λύση του ομίλου εταιρειών SOFTONE.
George Markatatos
CEO @ Regate S.A. Chairman @ ΣΕΚΕΕ